Synchronizácia s KROS Omega

Tento článok popisuje synchronizáciu medzi systémom PORTOS a aplikáciou KROS Omega.

Prepojenie so systémom KROS Omega Vám pomáha:

  • Evidovať skladové zostatky tovarov naprieč sieťou viacerých predajných miest.

  • Jednoducho presúvať tovaru naprieč centrálnym skladom a predajňami, ale aj medzi jednotlivými predajňami navzájom.

Prepojenie so systémom KROS Omega je založené na nasledovných princípoch:

  • predaj je realizovaný cez pokladničný systém PORTOS.

  • do systému KROS Omega sa prenášajú:

    • informácie o realizovaných predajoch.

  • zo systému KROS Omega sa prenášajú:

    • nové tovary (skladové karty), vytvorené v systéme v systéme KROS Omega.

    • aktuálne skladové množstvá tovarov.

Synchronizácia so systémom KROS Omega v aplikácii PORTOS Link

Inštalácia

Pre realizovanie prepoja oboch systémov budeme potrebovať:

  • Prístup k SQL databáze (IP adresu, port, používateľské meno a heslo pre prístup do databázy) v ktorej si aplikácia KROS Omega ukladá údaje.

  • Nainštalovanú aplikáciu KROS Omega.

  • Nainštalovaný systém PORTOS a aplikáciu PORTOS Link.

Postup

  1. Stiahneme a nainštalujeme program KROS Omega

    1. aktuálna verzia je na webe výrobcu https://www.kros.sk. Upozornenie: je dôležité, aby všetky prevádzky mali rovnakú verziu programu Kros Omega. Preto je nutné dávať pozor na to, akú verziu si stiahneme. V prípade, ak je potrebné prevziať niektorú z predošlých verzii systému KROS Omega, archív verzií je k dispozícii na adrese https://www.kros.sk/omega/podpora/archiv-verzii.

  2. Aktivácia Licencie pre program Kros Omega

    1. V prípade novej inštalácie je nutné aktivovať licenciu v programe Kros Omega. Postupujeme podľa manuálu priloženému k licenčnému súboru. Štandardným postupom je, že licenčný súbor omega.lic, ktorý ste pri zakúpení produktu dostali od autorov systému, vložíme do adresára, kde je program nainštalovaný (štandardne C:/omega/).

    2. Následne môžeme spustiť program Kros Omega.

  3. Pripojenie firmy v programe Kros Omega

    1. Po spustení systému KROS Omega je zobrazené okno pre výber firmy, ktoré tento krát zatvoríme tlačidlom "storno".

    2. V hornej časti okna, v hlavnom menu otvoríme „Omega > Pripojenie firmy > Pripoj firmu > na SQL server“.

    3. Vyplníme IP adresu SQL servera.

    4. Meno – vlastný používateľ

    5. Použiť protokol TCP IP: áno

    6. Číslo portu: 1433

    7. Užívateľ SQL servera: vyplníme meno a heslo pre prístup do databázy.

    8. Potvrdíme a vyberieme databázu. Ak ich je tam viac, v stĺpci adresár súboru je možné vidieť, pre ktorý kalendárny rok sú určené jednotlivé databázy, nakoľko Omega vytvára pre každý kalendárny rok novú databázu.

  4. Overenie pripojenia firmy

    1. V hornom menu zvolíme možnosť „Firma > Otvor“ a možnosti „Obchodné meno firmy“ zvolíme našu firmu (pozor, nie skúšobný príklad).

    2. Vložíme používateľské meno a heslo k používateľskému účtu v aplikácii KROS Omega a prihlásime sa.

  5. Vytvorenie konfigurácie pre import v programe Kros Omega

    1. Vytvoríme adresár C:\OmegaAutoImport a v ňom vytvoríme prázdny súbor import.txt.

    2. V aplikácii KROS Omega vytvoríme konfiguračný súbor kliknutím na „Firma > Import > Vytvorenie konfig. súb. pre autoimport“ a stlačíme tlačidlo ďalej.

    3. V kolonke zdrojový súbor vyberieme C:\OmegaAutoImport\import.txt.

    4. Označíme možnosť „Vytvoriť súbor AkciaOmega.bat“

    5. Stlačíme tlačidlo „Štart“. Týmto nám vznikne dávkový súbor C:/Omega/AkciaOmega.bat. Odkaz na tento súbor je vhodné umiestniť napríklad na pracovnú plochu, ak by sme potrebovali manuálne spustiť import do programu KROS Omega.

    6. Okno zatvoríme tlačidlom „Návrat“.

  6. Vytvorenie plánovanej úlohy

    1. Otvoríme vstavaný program systému Windows, nazvaný „Plánovač úloh“ (anglicky Task Scheduler).

    2. V pravej časti obrazovky (panel „akcie“) zvolíme možnosť „Create Task…“.

    3. V záložke „General“:

      1. vyplníme políčko "Name" hodnotou "OmegaAutoImport"

      2. Zaklikneme možnosť „Run only when user is logged on“

    4. V záložke „Triggers“ klikneme na tlačidlo „New…“ a vyplníme:

      1. Begin the task: At log on

      2. Setting: Any user

      3. Delay task for: 1 minute

      4. Enabled: áno

      5. Stlačíme tlačidlo „OK“

    5. V záložke „Actions“ klikneme na tlačidlo „New…“ a vyplníme:

      1. Action: Start a program

      2. Program/script: C:/Omega/AkciaOmega.bat

    6. V záložke „Setttings“:

      1. If the task fails, restart every: 1 minute

      2. Attempt restart up to: 3 times

  7. Konfigurácia aplikácie PORTOS Link: v konfiguračnom súbore aplikácia PORTOS Link je potrebné nakonfigurovať sekciu „KrosOmega“. Viac informácií ohľadom konfigurácie nájdete nižšie v tomto článku, v sekcii Konfigurácia.

  8. Prvotná synchronizácia údajov: tento krok vykonávame iba vtedy, ak sú všetky údaje ohľadom tovarov uložené v databáze pokladničného systému, potrebujeme ich exportovať do programu KROS Omega. Naopak, ak sú údaje už v omege pripravené, pokladničný systém si ich dokáže prevziať bežnou synchronizáciou a tento postup nie je nutné vykonávať.

    1. Prihlásime sa do aplikácie PORTOS Link a zvolíme možnosť „KROS Omega“.

    2. V sekcii „Prvotný export tovarov z PORTOS do KROS Omega“ klikneme na tlačidlo „Vytvorte exportovacie súbory s tovarmi a skladovými zostatkami“.

    3. Vznikli nám dva textové súbory (tovary.txt a zostatky.txt). Tieto súbory je teraz treba naimportovať v programe KROS Omega.

    4. V programe KROS Omega v hlavnej ponuke otvoríme „Firma > Import > Import z textového súboru“ a zvolíme súbor tovary.txt. Potvrdíme a počkáme, kým zmizne indikácia „Prebieha import údajov“. Toto môže pri 20 tisíc tovaroch trvať približne 30 minút. Teraz by sa v programe KROS Omega mali nachádzať vytvorené tovary (skladové karty).

    5. V programe Kros Omega v hlavnej ponuke otvoríme „Firma > Import > Import z textového súboru“ a zvolíme súbor zostatky.txt. Potvrdíme a počkáme, kým zmizne indikácia „Prebieha import údajov“. Týmto sa v programe KROS Omega vytvoril skladový pohyb typu „Počiatočné skladové množstvo“, čim naplníme v programe KROS Omega skladové zostatky ku skladovým kartám.

Obrazovka KROS Omega v aplikácii PORTOS Link

Týmto je inštalácia prepojenia dokončená. Obsluha spustí odosielanie uskutočnených predajov do aplikácie Omega ručne, pomocou aplikácie PORTOS Link. Viac nižšie, v sekcii Synchronizácia.

Konfigurácia

Možnosti synchronizácie medzi systémom PORTOS a KROS Omega sa upravujú v konfiguračnom súbore aplikácie PORTOS Link. V tabuľke nižšie nájdete význam jednotlivých prepínačov:

Nastavenie

Význam

IsActive

Určuje, či je modul aktívny (hodnota true) alebo neaktívny (hodnota false), kedy sa tento modul nezobrazuje v hlavnej ponuke aplikácie PORTOS Link.

LocalStockName

Označenie skladu v systéme PORTOS, ktorého tovary majú byť synchronizované so skladom v systéme KROS Omega. Ak tento sklad nie je vytvorený, treba ho (napr. v aplikácii PORTOS BackOffice) vytvoriť.

KrosStockName

Názov skladu v systéme KROS Omega, ktorého tovary majú byť synchronizované so skladom v pokladničnom systéme PORTOS.

KrosStockCode

Kód skladu v systéme KROS Omega, ktorého tovary majú byť synchronizované so skladom v pokladničnom systéme PORTOS. Bežne je v tvare S a číselného označenia, napríklad „S1“.

DatabaseConnectionString

Nastavenie cesty k databáze, kde sú uložené údaje systému KROS Omega.

ExportFilePath

Nastavenie cesty k súboru, ktorý obsahuje export predaja a je určený pre import systémom KROS Omega. Štandardne nastavujeme na hodnotu C:\OmegaAutoImport\import.txt.

HigherVATRateCategory

Nastavenie čísla sadzby DPH v pokladničnom systéme PORTOS, ktorá reprezentuje vyššiu sadzbu.

LowerVATRateCategory

Nastavenie čísla sadzby DPH v pokladničnom systéme PORTOS, ktorá reprezentuje nižšiu sadzbu.

ZeroVATRateCategory

Nastavenie čísla sadzby DPH v pokladničnom systéme PORTOS, ktorá reprezentuje nulovú sadzbu.

SyncTresholdInDays

Určuje časové obdobie v dňoch, počas ktorého bude pri synchronizácii systém PORTOS od aktuálneho dátumu smerom do minulosti kontrolovať odoslanie všetkých uzávierok do systému KROS Omega.

SynchronizeFrom

Určuje počiatočný dátum, od ktorého bude exportovaný predaj zo systému PORTOS.

LastSyncDate

Pole, kam si aplikácia PORTOS Link automaticky poznačuje dátum a čas poslednej synchronizácie. Poznámka: dátum je evidovaný v tzv. „univerzálnom formáte“, teda je od slovenského lokálneho času odchýlený o 1 až 2 hodiny (v závislosti od časového pásma).

Synchronizácia

Synchronizáciou docielime výmenu údajov medzi systémom PORTOS a KROS Omega. Spočíva v nasledovnom postupe:

  1. Otvoríme aplikáciu PORTOS Link, prihlásime sa a zvolíme možnosť „KROS Omega“.

  2. Stlačíme tlačidlo „Synchronizovať teraz“.

  3. Počkáme, kým aplikácia neoznámi, že synchronizácia je dokončená.

Prenesenie predajov za dennú uzávierku zo systému PORTOS do aplikácie KROS Omega môže nadobúdať celkovo tri stavy:

Stavy sycnrhonizácie dennej uzávierky medzi systémom PORTOS a aplikáciou KROS Omega.

Stav

Popis

Úspešne synchronizované

Denná uzávierka sa preniesla do systému KROS Omega v poriadku.

Exportované. Potrebný import v Kros Omega.

Predaj bol zo systému PORTOS exportovaný, ale import týchto údajov do systému KROS Omega ešte neprebehol.

Synchronizované s nezhodným obratom.

Denná uzávierka sa preniesla do systému KROS Omega, avšak celkový obrat skladového pohybu sa nezhoduje. Pre riešenie tohto stavu pozrite sekciu "Bola nájdená denná uzávierky prenesená s nesprávnym obratom" tohto článku.

Každá denná uzávierka zo systému PORTOS sa do programu KROS Omega prenesie vo forme dvoch skladových pohybov:

Typ pohybu

Popis

Číslo dodacieho listu

Výdaj z pokladne

Obsahuje iba kladné položky

(začiatok a koniec DKP)-(sériové číslo dátového úložiska)-(číslo dennej uzávierky)

Príjem z pokladnice (refundácie)

Obsahuje iba vrátené položky

(začiatok a koniec DKP)-(sériové číslo dátového úložiska)R(číslo dennej uzávierky)

Skladové pohyby sa líšia v názve dodacieho listu - pred štvorčíslím na konci, ktoré reprezentuje poradové číslo dennej uzávierky, sa nachádza symbol pomlčky -, alebo písmeno R.

Prechod na nový kalendárny rok

Ak sa v programe KROS Omega spustí prechod na nový kalendárny rok, v SQL databáze programu KROS Omega sa vytvorí nová databáza. Pre správnu funkčnosť prepojenia preto musíme vykonať nasledovné kroky:

  1. Pre prechodom na nový rok vykonať posledný krát synchronizáciu:

    1. V programe PORTOS Link spustiť synchronizáciu

    2. Spustiť import do KROS Omega: Na pracovnej ploche by sa mal nachádzať odkaz „Omega Import“. Prípadne import vyvolať reštartom počítača, ak je import nastavený v plánovači úloh.

  2. Po prechode na nový rok:

    1. Aktualizovať konfiguráciu aplikácie Link

      1. Otvoriť konfiguračný súbor aplikácie PORTOS Link

      2. Prepísať názov databázy v riadku ConnectionString

      3. Prepísať hodnotu riadku SynchronizeFrom na dátum, kedy bol vykonaný prechod na nový rok v programe KROS Omega.

    2. Aktualizácia konfiguračného súboru pre import do programu KROS Omega: V poznámkovom bloku (alebo inom textovom editore) otvoríme súbor C:/Omega/akciaOmega.cfg a názov databázy a prepíšeme aktuálnym názvom databázy.

    3. Spustíme synchronizáciu v programe PORTOS Link.

    4. Overíme, že pri prihlasovaní do programu KROS Omega sa otvára aktuálny rok (v dialógovom okne vidno zvolenú firmu a rok).

Otázky a odpovede

Ako často je nutné robiť synchronizáciu?

Ideálne po každej dennej uzávierke, ak chcete mať zostatky v systéme KROS Omega čo najaktuálnejšie. Nie je to podmienkou, prepoj je navrhnutý tak, aby sa synchronizácia diala podľa vašej preferencie.

Môžeme spúšťať synchronizáciu aj viac krát za deň?

Áno. Najmä v prípade, ak sa viac krát v priebehu dňa menia tovary v systéme KROS Omega a v systéme PORTOS vždy potrebujeme mať čo najaktuálnejší cenník.

Je nutné robiť synchronizáciu na každej pokladnici?

Nie, ak je na prevádzke viac prepojených pokladníc PORTOS, synchronizáciu stačí robiť na jedinej (väčšinou hlavnej) pokladnici.

Čo sa stane, ak upravím vlastnosti tovaru v pokladničnom systéme a nie v programe Kros Omega?

Je to zbytočné, nakoľko akékoľvek zmeny sa pri najbližšej synchronizácií zahodia a prevezmú sa vlastnosti tovarov z programu KROS Omega. Systém KROS Omega sa o týchto zmenách nedozvie.

V systéme PORTOS vidím tovar, ktorý som už v programe KROS Omega vymazal.

Synchronizácia iba dopĺňa nové tovary, ktoré vznikli v systéme KROS Omega. Staré tovary, ktoré už v systéme KROS Omega neexistujú, si systém PORTOS nevymazáva. Vymazaním databázy tovarov (Aplikácia PORTOS Link – sekcia tovary – vymazať všetky tovary) a následnou synchronizáciu je možné dosiahnuť stav, kedy v pokladnici budú iba tie tovary, ktoré sa nachádzajú aj v databáze systému KROS Omega.

Mám viac predajní, môže sa každá predajňa synchronizovať so svojím skladom?

Presne pre to je táto integrácia určená. V systéme KROS Omega by mal byť založený samostatný sklad pre každú predajňu, prípadne ďalší, centrálny sklad. Presun tovarov medzi prevádzkami je potom otázkou pár kliknutí v aplikácií Kros Omega a následnou synchronizáciou na predajni.

Zostatky na skladových kartách medzi pokladňou a programom KROS Omega sa nezhodujú.

Na stránke výrobcu softvéru je uvedený nasledovný postup, ako riešiť prepočítanie zostatkov.

V menu „Sklad > Skladové karty > v záložke Funkcie > tlačidlo Ďalšie funkcie…“ program ponúka viaceré užitočné funkcie, ktoré možno vykonať na všetkých, zobrazených, alebo označených kartách. Jednou z nich je aj „Prepočítaj zostatky.“ Na základe pohybov na sklade sa prepočíta aktuálny zostatok (množstvo), priemerná cena a zrekonštruuje FIFO front na zvolených kartách.

Zdroj: https://www.kros.sk/?s-cv-submitted=1&s-cv-contentID=11078&s-cv-product=10922&s-cv-category=&s-cv-date=&s-cv-fulltext=zostatky&search=zobrazi%C5%A5+ot%C3%A1zky

Tip: Prepočet zostatkov odporúčame spustiť napr. po výpadku elektrického prúdu, oprave či vymazaní pohybov na sklade, čo mohlo spôsobiť, že zobrazený stav na kartách nezodpovedá skutočnosti.

Upozornenie: Ak zvolíte prepočet nad všetkými skladovými kartami, môže to v závislosti od ich počtu trvať dosť dlho (pri 15 tisíc skladových kartách rádovo niekoľko hodín). Po dokončení prepočítavania a následnej synchronizácii sa však všetky skladové zostatky dostanú na správne hodnoty.`

Bola nájdená denná uzávierka prenesená s nesprávnym obratom

Výsledok synchronizácie so systémom KROS Omega v aplikácii PORTOS Link.

Ak sa po synchronizácii zobrazí hlásenie "Bola nájdená denná uzávierka prenesená s nesprávnym obratom", pre opravu tohto stavu je možné zvoliť tento postup:

Otvoriť súbor s denníkom importu, tvorený systémom KROS Omega, ktorý sa bežne nachádza v C:/OmegaAutoImport/import.LOG. Na príklade nižšie je možné vidieť chybové hlásenie - v tomto prípade sa v pokladnici predal tovar, ktorý v systéme KROS Omega neexistuje.

Príklad s chybovým hlásením:

***********************************************************
** Spracovanie autoimportu - 20.09.2017 08:07:04 **********
***********************************************************
Import spustený 20.09.2017, 08:05:38
Chyba na riadku 34: Karta ZABAVNE UCENIE, (389862) neexistuje na sklade.
Import ukonèený 08:07:04

Príklad bez chybového hlásenia:

***********************************************************
** Spracovanie autoimportu - 30.09.2017 08:10:13 **********
***********************************************************
Import spustený 30.09.2017, 08:07:52
Import ukonèený 08:10:13

Ak v danom období nie je vidno žiadne chybové hlásenie (pozri príklad vyššie), pomôcť môže vymazať oba skladové pohyby v aplikácii KROS Omega a vykonať synchronizáciu opakovane.