Vytvorenie vlastných reportov zo systému

Z aplikácie PORTOS Link je možné exportovať údaje o predajoch (v module export predaja). Vďaka týmto exportom je možné si vytvoriť vlastnú zostavu - plne prispôsobiteľné štatistiky. Získate tak jedinečný pohľad na to, čo sa vo vašej prevádzke deje, a to presne podľa vašich predstáv.

Tento článok je vhodný pre pokročílých používateľov tabuľkových editorov, ako napríklad Microsoft Excel alebo Google Sheets.

1. Export údajov zo systému

V prvom rade je potrebné zo systému PORTOS stiahnúť údaje, nad ktorými budeme vytvárať vlastné reporty (štatistiky). Viac informácii o možnostiach exportu údajov v aplikácii PORTOS Link nájdete v sekcii Import a export údajov. Množstvo exportov je taktiež možné vytvárať aj z aplikácie PORTOS Backoffice.

V našom prípade budeme exportovať údaje o predajoch. V aplikácii PORTOS Link preto otvoríme sekciu Export predaja, zvolíme želaný rozsah denných uzávierok a stlačíme tlačidlo Exportovať doklady do CSV.

Aplikácia nás vyzve na uloženie súboru. Predvolene nesie tento súbor názov "predaj-doklady.csv", v prípade potreby ho môžeme zmeniť.

2. Otvorenie súboru v tabuľkovom editore

Súbor z predošlého kroku otvoríme v tabuľkovom editore. V našom príklade budeme používať aplikáciu Google Sheets - online tabuľkový editor od spoločnosti Google.

V internetovom prehliadači otvoríme webovú adresu sheet.new. V prípade, ak nás aplikácia vyzve na prihlásenie, prihlásime sa do svojho účtu, prípadne si nový účet bezplatne vytvoríme.

Úvodná obrazovka aplikácie Google Tabuľky

Zvolíme možnosť "Blank" pre nový prázdny súbor.

Otvorenie súboru z disku počítača

V menu zvolíme File - Import pre otvorenie súboru z disku nášho počítača.

V novo otvorenom okne zvolíme možnosť "Upload", stlačíme tlačidlo "Select a file from your device" a zvolíme súbor vytvorený v prvom kroku ("predaj-doklady.csv").

Aplikácia nám umožní upraviť niektoré vlastnosti súboru. V časti Separator type zvolíme Ako oddeľovač symbol ; a potvrdíme tlačidlom Import data.

V prípade potreby označíme stĺpce obsahujúce čísla a zmeníme ich formát na číselný pomocou voľby Format - Number - Number.

3. Vytvorenie kontingenčnej tabuľky

Z ponuky zvolíme možnosť Data - Pivot table pre vytvorenie kontingenčnej tabuľky.

Vytvorenie kontingenčnej tabuľky v tabuľkovom editore

Aplikácia nás vyzve na určenie rozsahu údajov a potvrdenie vytvorenia tabuľky. V našom prípade nie je potrebné nič upravovať, preto stlačíme tlačidlo Create.

Potvrdenie vytvorenia kontingenčnej tabuľky v tabuľkovom editore

Tabuľkový editor nám zobrazí prázdnu kontingenčnú tabuľku.

Prázdna kontingenčná tabuľka

Zostáva nám už len upraviť riadky (Rows), stĺpce (Columns), hodnoty (Values) a filter (Filters) tabuľky podľa našich potrieb. Tieto údaje upravujeme v pravej časti obrazovky stlačením tlačidla Add v príslušnej sekcii.

V našom príklade si prajeme získať prehľad o množstvách a cenách tovarov zatriedených do jednotlivých skladov a to všetko podľa jednotlivých zamestnancov. Do sekcie riadkov zvolíme polia ItemStockName (názov skladu) a ItemName (názov tovaru), do sekcie stĺpcov pole TicketEmployeeName (názov účtujúceho) a do hodnôt ItemTotalPriceNettoWithVat (cena predaného tovaru s DPH) a ItemQuantity (množstvo predaného tovaru).

Význam jednotlivých stĺpcov z CSV súboru je popísaný v sekcii Export predaja.

Vlastnosti tabuľky je možné ľubovoľne prispôsobovať.

Prispôsobená kontingenčná tabuľka

Tento príklad slúži ako ilustrácia možnosti práce s tabuľkovými editorom a údajmi získanými zo systému PORTOS. Údaje získané z tabuľky z nášho príkladu je možné nájsť aj v sekcii Štatistiky v aplikácii PORTOS Pokladňa.